A internet é uma ferramenta poderosa e que agiliza muitíssimo a realização de diversos processos em nossas vidas. Através da internet evitamos ir ao banco, aos órgãos públicos, realizamos reuniões online, substituímos reuniões por e-mails, solicitamos documentos sem precisar ir ao cartório, compramos em grandes redes de lojas sem nos locomover aos grandes centros comerciais, estudamos cursos gratuitos e oferecidos por grandes escolas reconhecidas mundialmente, realizamos excelentes pesquisas e trabalhos acadêmicos sem sair de casa, divulgamos eventos que julgamos interessantes com nossa rede de amigos, implantamos softwares em nossas empresas sem precisar desenvolvê-los ou conhecer os desenvolvedores, entre muitas outras tarefas que podemos realizar de maneira prática, rapidamente e a baixo custo. Muitas facilidades nos são oferecidas através da internet e esta ferramenta mudou e tem mudado a cada dia mais a realidade do mundo em que vivemos.

Diante de tantas informações a que temos acesso através da internet, uma importante habilidade precisa ser desenvolvida ou mantida, tanto por gestores como por empregados de alta performance, é a produtividade. Afinal, como ser uma pessoa produtiva?

Afinal, como ser uma pessoa produtiva?

A produtividade é algo que pode ser alcançado com muito mais facilidade através do uso da internet porque com ela temos a oportunidade de poupar tempo na realização das tarefas, mas através dela também temos acesso a tantas informações que se não mantivermos o foco, nos tornamos pessoas improdutivas e com sensação de sobrecarregadas o tempo todo.

Algumas técnicas podem ser usadas para garantir que sejamos pessoas comprometidas com os bons resultados das tarefas que estamos realizando, o que nos caracteriza como pessoas produtivas. Gostaria de frisar para você que ser produtivo vai além de simplesmente alcançar os objetivos estipulados para o dia, a semana, o mês ou o ano. É uma questão de auto-realização.

Quando traçamos objetivos, sejam eles de que natureza for o nosso cérebro começa a se programar para a realização das etapas necessárias para alcançarmos as metas traçadas e conseqüentemente os objetivos propostos. Neste processo, começamos a lutar por aquilo. Se o objetivo é profissional, por exemplo, vamos para o escritório a partir das 07h30min, nos sentamos em frente ao computador e começamos a realizar as tarefas, com o telefone do lado.

O problema é que ao ligarmos o computador, as redes sociais são conectadas automaticamente, a caixa de e-mails também está acessível e muitas vezes, com suas notificações na tela, ao abrir um site para realizar um daqueles processos descritos acima aos quais a internet nos ajuda a agilizá-los, aparece um banner sobre um produto que temos o interesse de nos informar a respeito, a área de trabalho às vezes não está como gostaríamos, entre outras distrações.

O telefone do lado, deveria facilitar a nossa vida, afinal, hoje temos a facilidade de termos um telefone móvel sempre conosco, o que evita ter que esperar chegar em casa, ou ir ao telefone público, para ligar para alguém e resolver algo que está pendente. Mas, infelizmente, muitas vezes, somos seduzidos por essas tecnologias que foram desenvolvidas com ótimas intenções e são ferramentas poderosas de resolução de problemas e execução das tarefas diárias e ao invés de elas serem administradas em nosso favor, nos comportamos como subordinados a elas, cedendo sempre aos seus “bips” e assobios.

A produtividade consiste em chegarmos ao limite do tempo que determinamos para a realização de determinada tarefa com a missão cumprida. Satisfeitos, talvez, até por termos superado o prazo estabelecido, afinal, temos poderosas ferramentas que trabalham em nosso favor na economia do tempo.

Quando conseguimos alcançar nossos objetivos, nos sentimos pessoas realizadas, produtivas, talvez estejamos cansados, mas, ainda assim, sentimos que o dia, por exemplo, valeu a pena. Quando não alcançamos, temos a horrível sensação de que o dia não foi produtivo, o tempo não foi suficiente, as pessoas não colaboraram conosco, os imprevistos surgiram na hora errada, dentre outros pensamentos que permeiam quando passamos o dia desviando do foco, apagando a incêndios que muitas vezes, são criados por nós mesmos através da bola de neve que a improdutividade ou a centralização das tarefas geram para nós.

Dizemos que as horas estão passando muito rápido e, muitos de nós já se acostumaram a justificar para si mesmo ou para os outros a não conclusão dos projetos, das tarefas ou o não cumprimento das metas por falta de tempo.

A produtividade depende muito mais de nós mesmos do que dos outros. Ser uma pessoa produtiva consiste na maioria das vezes em ter compromisso com as metas, foco nas tarefas em execução e discernimento para decidir entre o que deve e o que não deve ser feito naquele momento com base em nossos objetivos e prazos. O planejamento das etapas necessárias para alcançar os objetivos é uma ferramenta fundamental no processo da produtividade e você poderá aprender mais sobre este assunto no e-book Desenvolva técnicas de produtividade e surpreenda com altos resultados.

Deyviane Teixeira é administradora do site http://www.pessoaseresultados.com.br, vice presidente da ONG NCBN- Núcleo Cristão Brasil para as Nações, em Montes Claros-MG e Treinadora Certificada no Modelo de Personalidade Persolog.

Você ouve falar de produtividade a toda hora. Sabe que melhorar esse quesito é uma questão de eficiência. Em períodos de conjuntura econômica desfavorável, como a que enfrentamos atualmente no Brasil, isso cai como uma luva no seu empreendimento. Fazer mais sem aumentar gastos é o ideal.

Negócios de qualquer porte e setor podem elevar a produtividade. Basta evitar retrabalho e perdas de matéria-prima, aprimorar processos e fazer bom uso do tempo e dos recursos disponíveis.

Imagine que você é dono de uma lanchonete cujo pico do movimento é no horário do almoço, quando as pessoas frequentemente têm pressa para comer. Como seu número de mesas é fixo, você vai ganhar mais se houver um giro maior de consumidores (outros fatores influem, mas vamos nos ater apenas a este).

Obviamente, ninguém vai acionar um cronômetro e expulsar o cliente ao soar o alarme. Mas se houver rapidez para atender aos pedidos e agilidade na cobrança teremos um avanço na produtividade. Para isso, é necessário ter uma boa organização na cozinha e no salão. Empresário que demora para entregar a conta e o troco ou obriga o consumidor a perder tempo na fila do caixa, atira no próprio pé.

Melhorar a produtividade requer estabelecer metas internas – no nosso exemplo, trata-se de definir um tempo máximo para o pedido, a conta e o troco chegarem à mesa ou eliminar filas para pagar. Significa também qualificar a equipe para agir com presteza e com o mínimo de erros. Um prato servido que volta porque precisa ser trocado é um desastre.

Em qualquer atividade, material com problemas, falta de algum item e “gambiarras” minam o negócio. Reduza o tempo de preparação das atividades e a distância entre equipamentos e recursos. Quando possível, tarefas cansativas têm de ser automatizadas.

Controle e analise os resultados. Veja quantas unidades podem ser produzidas por minuto, o custo de cada uma e estude como aumentar o volume sem perder qualidade. Mesmo sendo a mão de obra seu maior gasto, não caia na vala comum de reduzir a equipe e sobrecarregar os que ficam. Essa economia só vai prejudicar o desempenho dos funcionários.

Veja onde estão os pontos fracos, busque soluções e aperfeiçoe tudo o que puder. O resultado infalivelmente vai aparecer.

Bruno Caetano, diretor superintendente do Sebrae-SP.
Twitter – @bcaetano